信用保証委託契約書等の紛失について

1. 事案の概要

神奈川県信用保証協会（以下「当協会」という。）は、文書の集中管理を目的として、これまで本支店の書庫に保管していた信用保証委託契約書等を、新たに外部の倉庫業者の倉庫に保管することとしました。

この移管業務を平成31年1月から開始したところ、令和元年9月末日までに6件の文書の所在不明が明らかとなったことについて、10月に報告いたしました。
今般、12月をもって移管業務がすべて終了しましたが、前回報告の後に新たに7件の文書の所在不明が明らかとなり、鋭意捜索を行ってまいりましたが発見に至らず、個人情報が記載された文書を紛失したものと判断いたしました。

なお、現在まで個人情報の漏えいによる被害の情報はございません。

◎ 所在不明文書の内容
既に報告済みの所在不明の文書 信用保証委託契約書1件　保証稟議書5件
新たに判明した所在不明の文書 信用保証委託契約書3件　保証稟議書4件
（信用保証委託契約書・・・お客様及び連帯保証人の方と当協会との間で借入金債務に係る信用保証の委託を締結する契約書）
（保証稟議書・・・・・・・信用保証を審査する当協会の内部書類であり、この中には金融機関からの依頼書、お客様からの申込書が含まれる）

2. 発生原因

当協会では、ご提出いただいた文書を外部に持出すことはなく、本支店の書庫内で職員が整理を行う際に、誤って廃棄した可能性が高いと考えています。

3. お客様等への説明

<お客様への説明>
12月18日にお客様を訪問し、お詫びしたうえでご説明いたします。
なお、当日不都合なお客様には、日程を調整のうえ後日訪問させていただきます。

<金融機関への説明>
12月18日に金融機関の貸付店舗を訪問し、お詫びしたうえでご説明いたします。

4. 再発防止策

（1）倉庫業者の保管する文書について、入庫、その後の取寄せ、解約まで全ての入出庫の履歴を管理するセキュリティー対策を講じます。
（2）外部委託後も、定期的、計画的に文書の所在確認を行うなど、管理に万全を期してまいります。
（3）業務を行う上での職員の文書の取扱いについて改めて徹底を図ってまいります。

こうした取組みを継続的に行うことで、今回のような事態が二度と発生しないよう、役職員一丸となって業務にあたってまいります。

本件に関するお問い合わせ先

神奈川県信用保証協会　コンプライアンス統括室　小林・高橋
TEL｜045-681-7189
受付時間｜9：00～17：15（土日・祝日、年末年始を除く）